Privacybeleid Alberdingk Thijm

Om te kunnen functioneren als toneelvereniging houdt Rederijkerskamer Alberdingk Thijm een beperkt aantal persoonsgegevens bij. Deze gegevens worden behandeld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Van wie worden welke gegevens bewaard
Voor het bijhouden van persoonsgegevens hanteren wij vijf groepen betrokkenen:

1. Leden: De volgende gegevens worden opgeslagen: naam, adres, emailadres, telefoonnummers(s) en geboortedatum t.b.v. contact en attenties; financiële gegevens t.b.v. de ledencontributie en evt. door de leden bij de vereniging gedeclareerde kosten; speelhistorie en beeldmateriaal van producties en verenigingsactiviteiten t.b.v. het archief (hiervoor wordt door het lid bij aanmelding schriftelijk toestemming gegeven).

2. Donateurs: De volgende gegevens worden opgeslagen: naam, adres, emailadres en telefoonnummer(s) t.b.v. contact; financiële gegevens m.b.t. jaarlijkse donatie; evt. speciale wensen m.b.t. placeren bij de toneelvoorstellingen.

3. Regisseurs / gastspelers: De volgende gegevens worden opgeslagen: naam, adres, emailadres, telefoonnummer(s) t.b.v. contact; beeldmateriaal van bij Alberdingk Thijm gebrachte producties t.b.v. het archief; financiële gegevens t.b.v. verrekening honorarium en/of gemaakte kosten.

4. Bezoekers van onze voorstellingen: De volgende gegevens worden opgeslagen: naam, emailadres, telefoonnummer(s) en evt. bij reservering verstrekte extra informatie t.b.v. de kaartverkoop, bevestiging van de reservering en evt. contact bij afgelasting van een voorstelling.

5. Abonnees van onze nieuwsbrief: De volgende gegevens worden opgeslagen: naam en emailadres t.b.v. het versturen van nieuwsbrieven.

6. Overige relaties (zoals zusterverenigingen, media, sponsors, leveranciers): De volgende gegevens worden opgeslagen: naam, adres, telefoonnummer(s) en emailadres t.b.v. contact m.b.t. productie-aankondigingen en leveringen.

Door wie en waar worden de gegevens beheerd
De persoonsgegevens worden beheerd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. De gegevens zijn deels op papier aanwezig en deels als bestand.

Het beeldmateriaal wordt beheerd door de beheerders van de website en Facebook. Deze bestanden zijn opgeslagen op de privé-computers van genoemde beheerders en zijn voor leden zichtbaar in het digitale fotoalbum van de vereniging en op YouTube.

Hoe lang worden de gegevens bewaard
Zodra de relatie met de vereniging door leden, donateurs, abonnees van de nieuwsbrief en relaties wordt beëindigd, worden de persoonsgegevens uit de bestanden verwijderd. De gegevens van bezoekers worden tot maximaal een half jaar na beëindiging van de voorstelling bewaard ter controle en mogelijke correcties.

Financiële overzichten van in- en uitgaven worden zeven jaar bewaard. De onderliggende gegevens zoals bv. uitgavenbonnen worden bewaard zolang nodig is voor het uitschrijven en onderbouwen van rekeningen, waarna deze worden vernietigd.

Door wie zijn de gegevens te raadplegen en te gebruiken
De gegevens zijn te raadplegen door die personen binnen de vereniging die een functie hebben in het functioneren van de vereniging en de kaartverkoop. Als dat niet een bestuurslid is, is een bestuurslid verantwoordelijk voor de betreffende functionaris. Zo heeft iemand die de taak heeft de kaartverkoop te regelen en/of de nieuwsbrief te versturen toegang tot de daarvoor relevante gegevens; deze functionaris valt onder verantwoordelijkheid van de secretaris.

Persoonsgegevens worden nooit ter beschikking gesteld van personen of organisaties buiten de vereniging.

Gegevens inzien en aanpassen
Te allen tijde kunnen betrokkenen inzicht krijgen in de eigen persoonsgegevens, zoals die door de vereniging worden beheerd. Daartoe kan een verzoek bij de secretaris worden ingediend. Als betrokkene verzoekt gegevens aan te passen of te verwijderen, zal dit worden gehonoreerd in zoverre het normaal functioneren van de vereniging hierdoor niet wordt belemmerd.

Wat gebeurt er bij een datalek
Er is een datalek als iemand persoonsgegevens in handen heeft die daartoe niet gerechtigd is. Een datalek moet worden gemeld bij de secretaris, die nagaat wat er is gelekt, wat de consequenties kunnen zijn, welke maatregelen genomen kunnen worden om e.e.a. te herstellen en/of in de toekomst te voorkomen en of het datalek gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vastgesteld door het bestuur van Rederijkerskamer Alberdingk Thijm d.d. 13 mei 2019